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Médecins Sans Frontières Belgique à son bureau de Bujumbura recrute un/une (1)

ASSISTANT COORDINATEUR LOGISTIQUE et renforce son pool de réserve
Médecins Sans Frontières est une organisation humanitaire médicale internationale

Indépendante qui délivre une aide médicale d’urgence aux populations en danger touchées par les conflits armés, les épidémies, les désastres naturels et créés par l’homme et aux populations n’ayant pas accès aux soins de santé. MSF est présent dans plus de 70 pays. MSF est au Burundi depuis plus de 30 années.
Objectifs du poste

Aider le coordinateur logistique dans des tâches précises et prendre la responsabilité de certaines tâches déléguées selon les instructions du coordinateur et suivant les normes de MSF, afin d’assurer une bonne gestion de la logistique dans la capitale et appuyer ces mêmes activités sur les projets.

Responsabilités :

– Organiser et superviser la logistique au sein de l’équipe de coordination de la base (réparations, entretien de l’équipement, gestion des stocks, propreté…), afin de promouvoir les meilleures conditions de travail dans la capitale.

-Appuyer le coordinateur logistique et le responsable approvisionnement dans l’organisation des commandes de marchandises et de leur transport vers les différents projets, afin de répondre aux besoins des projets en termes de qualité et de respect des délais.

– Organiser et superviser le parc de véhicules au sein de la coordination de la base (horaires des chauffeurs, entretien des véhicules, immatriculation des véhicules et assurance, consommations de carburant, etc.), afin de pouvoir répondre aux besoins en matière de transport et de déplacements.

-Aider le coordinateur logistique dans la vérification et la supervision du bon fonctionnement des ordinateurs et d’autres équipements de TI et communications afin d’assurer un flot continu et adapté des informations et communications.

-Assurer la réparation et l’entretien des groupes électrogènes et des systèmes d’alimentation de secours ainsi que des équipements de la chaîne de froid, des pompes à eau et des autres équipements techniques utilisés ou entreposés dans la capitale ; informer le coordinateur logistique s’il y a des besoins supplémentaires relativement aux équipements techniques afin de garantir un fonctionnement approprié.

–  Appuyer le coordinateur logistique dans la planification de la préparation aux situations d’urgences et de la capacité de réponse (stocks, contacts, moyens de transport, formation du personnel) ; participer aux activités d’urgence ou aux missions d’exploration, afin de pouvoir fournir une assistance appropriée aux populations.

-Informer le coordinateur logistique en cas de problème important et rédiger tous les rapports nécessaires, afin de disposer d’informations fiables et actualisées qui faciliteront la prise de décision.

Responsabilités Spécifiques :  

-Organiser et superviser toutes les activités logistiques au niveau de la base à la coordination de Bujumbura (Bureau, Stocks et maisons).

-Encadrer et superviser l’équipe logistique sous sa supervision : Radio opérateurs, Chauffeurs, Agent de maintenance et jardiniers. Il/elle organise les plannings de travail, les congés et implémente leur plan de développement en collaboration avec le LnD de la mission.

– Garantir une gestion efficace des infrastructures et des équipements : il/elle élabore et implémente le plan de maintenance préventive.

-Implémenter les Log basics au niveau de la coordination Bujumbura : une évaluation sera faite deux fois par an avec le coordinateur Logistique.

-Implémenter la stratégie de support Logistique aux interventions d’urgences de la mission Burundi. Il/elle est le point focal logistique pour toutes interventions d’urgences au Burundi. Il/elle assiste son coordinateur Logistique dans la définition d’une stratégie d’intervention le cas échéant.

-En collaboration avec le Point Focal TMS, il/elle s’assure que les inventaires trimestriels des équipements d’investissements sont effectués et suit efficacement leur cycle de vie.

-En collaboration avec le Supply, il/elle suit la consommation du carburant, des pièces détachées et produit le rapport mensuel à travers les outils de suivi en place dans la mission.

-En collaboration avec le responsable du garage, organise le planning du garage de la coordination et du projet.

-En collaboration avec le service RH, s’assure de la qualité du travail de la part des gardiens VIGIBU

– Avec le soutien technique du superviseur ICT : effectue les diagnostics et les dépannages de premier niveau sur les équipements informatiques et radio.

-Assurer le gap du Responsable Logistique et Supply du projet Paludisme en cas de son absence.

-Assurer le gap de son coordinateur Logistique en cas de son absence et l’assiste dans ses tâches quotidiennes.

-Garantir une gestion administrative et l’archivage des contrats, des documents légaux nécessaires à la circulation des véhicules de MSF.

– Assurer les processus liés aux commandes et au paiements des factures de l’eau et de l’électricité dans les bâtiments de MSF Belgique à Bujumbura.

-Produire un rapport d’activités mensuelles qui compile l’état d’avancement des activités logistiques dans son champ d’action.

-Déléguer certaines responsabilités et ses tâches aux membres de son équipe.

-Participer à l’atteinte des objectifs fixés dans la feuille de route environnementale de MSF

-Effectuer toute autre tâche non mentionnée en fonction des besoins de la mission
Compétences requises                                                                                                     

FORMATION

•Essentiel : Diplôme d’Ingénieur ou équivalent dans un domaine technique.

Expérience

•Essentiel : deux années d’expérience professionnelle dans des postes similaires.

•Désirable : avec MSF ou d’autres ONG dans des pays en voie de développement. Maitrise solide des outils informatiques (Office 365 et Internet)

Langues :

•Essentiel : Parfaite maîtrise orale et écrite du kirundi et du français

•Désirable : Bonne maîtrise de l’anglais

Qualités personnelles

Gestion et développement du personnel, Adhésion aux principes de MSF, Souplesse de comportement, Résultats et sens de la qualité, Travail d’équipe et coopération, Capacité de négociation, Gestion du stress et capacité à travailler sous pression ; Flexibilité et sens de l’écoute
Candidatures et documents à déposer

Documents essentiels à fournir :

  • Une demande manuscrite d’une page évoquant les motifs de la candidature
  • Un Curriculum Vitae maximum 2 pages
  • Une copie de diplôme certifiée
  • Une photocopie de la carte d’identité
  • Un extrait du casier judiciaire
  • Des attestations de services rendus et les dernières évaluations s’il y en a.
  • 2 références des anciens employeurs (Nom, fonction, numéro de téléphone et adresse électronique)

Les candidatures doivent être déposées dans une enveloppe scellée avec mention ASSISTANT COORDINATEUR LOGISTIQUE, avant le 9 décembre 2024 à 16h à l’attention du Responsable du département des ressources humaines de la Mission sise au Quartier Kinindo Avenue du Large-Bujumbura ou par courriel à l’adresse suivante en format PDF : msfocb-bujumbura-recrutement@brussels.msf.org. L’objet de votre courriel   d’envoi des candidatures sera intitulé : Votre nom_Asst LogCo

N.B.

Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas considérés.

Seuls les candidats retenus pour les tests écrits seront contactés par téléphone.

Le recrutement chez MSF est gratuit. Aucune charge ne peut être demandée aux candidats pour postuler.

MSF vérifie l’authenticité des diplômes, attestations de services et références professionnelles.

Pour MSF, Responsable RH/Admin Mission- BURUNDI